Boekhouding
Het boekhoudproces stap voor stap: Het boekhoudproces bestaat uit meerdere stappen – van het vastleggen van transacties in het journaal en het grootboek tot het opstellen van de jaarstukken en de jaarrekening. In dit deel van de gids leggen we uit hoe je correct boekhoudt, orde houdt in je bonnen en facturen en de jaarafsluiting voorbereidt, zodat de administratie van je bedrijf correct en actueel is en aan de boekhoudwetgeving voldoet.
Boekhouding is een oud begrip. Het woord komt uit de tijd vóór it- en boekhoudsystemen, toen ondernemers hun administratie bijhielden in een boek – het grootboek. Het boek moest een overzicht geven van de zaken van het bedrijf en helpen om de balans en het resultaat in de gaten te houden. Tegenwoordig gebruiken de meeste ondernemers in plaats daarvan een boekhoudpakket, wat een snellere en eenvoudigere methode is – zo kun je bijvoorbeeld bonnetjes fotograferen of scannen en ze direct in de boekhouding verwerken.
De boekhouding is een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering, en zoals hierboven genoemd is het doel nog steeds om een overzicht te geven van wat het bedrijf heeft gekocht, verkocht en welke andere bedrijfsgebeurtenissen hebben plaatsgevonden. In de praktijk betekent dit dat elke inkomst en uitgave op een geordende manier wordt vastgelegd met een boekingsbewijs. De bewijsstukken worden doorlopend genummerd, zodat je snel een bepaalde gebeurtenis kunt terugvinden als dat nodig is. Volgens de Nederlandse boekhoudverplichtingen (artikel 2:10 BW en de fiscale bewaarplicht) moet de administratie zeven jaar worden bewaard.
Waarom is boekhouden belangrijk?
De boekhouding laat in de praktijk zien wat het bedrijf te vorderen heeft, wat het verschuldigd is en wat het waard is. Het is belangrijk dat de boekhouding op orde is, omdat zij de documentatie van de bedrijfsactiviteiten vormt. Ontbreekt het de boekhouding aan structuur en traceerbaarheid, en geeft zij daardoor geen getrouw beeld, dan wordt het voor een accountant lastig om deze goed te keuren. De accountant moet dan mogelijk een toelichting of een aangepaste controleverklaring afgeven, wat weer invloed kan hebben op de bereidheid van leveranciers of de bank om het bedrijf krediet te verlenen.
Boekhoudpakket of boekhouder?
Boekhoudpakketten zijn tegenwoordig gangbaar, en veel bedrijven gebruiken ze. Ze vergemakkelijken het boekhoudwerk en worden vaak gebruikt via een webdienst met veel functies. Vooral kleine en middelgrote bedrijven gebruiken boekhoudpakketten en hoeven daardoor geen eigen boekhouder in dienst te nemen, wat normaal gesproken meer kost dan een abonnement op een boekhoudpakket.
Grotere bedrijven gebruiken daarentegen vaak bedrijfssystemen die speciaal op hun behoeften zijn afgestemd.
De meeste boekhoudpakketten hebben dezelfde basisfuncties, omdat bedrijven grotendeels dezelfde boekhoudroutines volgen. Vaak krijg je daarom toegang tot de volgende functies in een boekhoudpakket:
- Grootboek: Alle boekingen voor alle rekeningen
- Balans: Een overzicht van alle bezittingen en schulden
- Debiteurenadministratie: Hier worden alle klantfacturen en verkopen geregistreerd
- Crediteurenadministratie: Hier worden alle leveranciersfacturen en inkopen geregistreerd
- Facturering: Facturen aanmaken en versturen naar klanten
- Journaal: De doorlopende registratie van alle in- en uitgaande betalingen in chronologische volgorde
- Voorraadregister: Overzicht van de volledige voorraad
Sommige boekhoudpakketten bieden daarnaast extra functies die het basispakket aanvullen.
Kies vooral een boekhoudpakket waar je je prettig bij voelt. De meeste zijn snel op te starten en maken de boekhouding eenvoudiger. Maar houd er ook rekening mee dat het pakket moet samenwerken met een interne of externe boekhouder wanneer het bedrijf zo hard is gegroeid dat je de boekhouding niet langer zelf kunt doen. Kies daarom een pakket dat je toekomstige boekhouder of accountant kent, zodat deze direct verder kan.
