Heb je een bv, dan ben je verplicht een jaarrekening op te stellen en die te deponeren bij de KVK. Een eenmanszaak hoeft dat in de regel niet te doen, maar maakt een jaarafsluiting en verwerkt de cijfers in de aangifte inkomstenbelasting. De cijfers hebben normaal gesproken betrekking op twaalf maanden; deze periode heet daarom het boekjaar.

Het boekjaar hoeft echter niet gelijk te lopen met het kalenderjaar van januari tot december. Een bv kan kiezen voor een zogenoemd gebroken boekjaar.

Het boekjaar verlengen bij de start

Als je een bedrijf start, is de jaarrekening waarschijnlijk niet het eerste waar je aan denkt. Gelukkig hoeft dat ook niet, want als startende ondernemer kun je je eerste boekjaar verlengen.

Start je je bedrijf bijvoorbeeld in september en kies je ervoor dat het boekjaar het kalenderjaar volgt, dan hoef je je eerste jaarrekening pas op te stellen na afloop van het volgende kalenderjaar. Het eerste boekjaar mag echter maximaal 18 maanden duren.

Een verlengd boekjaar kan wat rust geven in de opstartfase en ervoor zorgen dat de eerste jaarrekening daadwerkelijk de normale bedrijfsvoering weerspiegelt, in plaats van alleen de hectische startperiode.

Het boekjaar wordt afgesloten met een jaarafsluiting waarin de financiële activiteiten van het jaar worden samengevat. De jaarrekening bevat onder meer een winst-en-verliesrekening met baten en lasten, een balans met bezittingen en schulden, toelichtingen en een bestuursverslag. Zo geeft ze een overzicht van de totale financiële situatie van het bedrijf.

De jaarrekening moet worden vastgesteld tijdens de algemene vergadering van aandeelhouders en vervolgens worden gedeponeerd bij de KVK.

Controle van de jaarrekening

Veel bedrijven laten hun cijfers controleren door een accountant, maar dat is alleen verplicht als het bedrijf controleplichtig is.

Een eenmanszaak is geen apart belastingsubject – de eigenaar wordt zelf belast over de winst – en heeft daarom geen controleplicht. Hetzelfde geldt in de regel voor een vof die eigendom is van particulieren.

Een bv kan controleplichtig zijn, maar kleinere bv’s zijn daarvan vrijgesteld. Een nv moet daarentegen altijd een accountant hebben.

Een bv wordt controleplichtig als deze in de twee voorgaande boekjaren, twee jaar op rij, meer dan een van de volgende grenswaarden heeft overschreden:

• een balanstotaal van meer dan € 7.500.000
• een netto-omzet van meer dan € 15.000.000
• gemiddeld meer dan 50 werknemers gedurende het boekjaar

Wil een bedrijf dat niet controleplichtig is afzien van een accountant, dan wordt dat besloten tijdens de algemene vergadering, en moeten de statuten mogelijk worden aangepast. De wijziging moet vervolgens worden gemeld bij de KVK.

De jaarrekening moet uiterlijk 12 maanden na afloop van het boekjaar zijn gedeponeerd bij de KVK. Eindigt jouw boekjaar op 31 december, dan moet de jaarrekening dus uiterlijk 31 december van het jaar daarop bij de KVK zijn.

Maak een grondige jaarrekening

De jaarrekening is een belangrijk document. Ze geeft je niet alleen intern een strategisch overzicht, zodat je beter kunt plannen hoe je middelen worden ingezet. Ze geeft de buitenwereld ook inzicht in jouw bedrijf, en het is dan ook heel waarschijnlijk dat samenwerkingspartners en toekomstige investeerders je jaarrekeningen zullen lezen.

Het loont zich daarom om tijd te steken in een uitgebreide en goed doordachte jaarrekening, die niet alleen laat zien hoe het bedrijf er nu voor staat, maar ook iets vertelt over je plannen voor de toekomst. Een zorgvuldig opgestelde jaarrekening laat zien dat het bedrijf goed op orde is.