Bijlage

Elk bedrijf krijgt te maken met boekingsbewijzen in de boekhouding. Een boekingsbewijs is de schriftelijke onderbouwing van een bedrijfstransactie. Het laat zien wat het bedrijf heeft gekocht en verkocht en maakt het mogelijk om de financiën en de administratie op orde te houden. De boekingsbewijzen maken de boekhouding kortom controleerbaar.

Volgens de boekhoudplicht moet elke bedrijfstransactie met een bewijsstuk worden onderbouwd. De onderliggende stukken kunnen er daarom heel verschillend uitzien – denk aan facturen, kassabonnen, bankafschriften, huurcontracten of andere overeenkomsten.

De behoefte aan een boekingsbewijs ontstaat doorgaans telkens wanneer:

• Er iets wordt gekocht
• Er iets wordt verkocht
• Een factuur voor iets dat op krediet is gekocht, wordt betaald
• Een klant die een product of dienst op krediet heeft gekocht, zijn factuur betaalt.

De meest voorkomende soorten bewijsstukken:

• Verkoopfactuur (bij verkoop)
• Inkoopfactuur (bij inkoop)
• Creditfactuur (terugbetaling van een gefactureerde transactie)
• Btw-aangifte
• Beginbalans (het saldo bij aanvang van het boekjaar)

Wat een boekingsbewijs moet bevatten

De Nederlandse boekhoudplicht geldt voor alle administratieplichtigen en vereist dat de boekingsbewijzen overeenkomen met de boekhouding. De hoofdregel is dat de administratie zeven jaar moet worden bewaard na afloop van het kalenderjaar waarin het boekjaar eindigde, en dat deze zo moet worden bewaard dat ze gemakkelijk kan worden geraadpleegd.

Een boekingsbewijs moet onder meer laten zien wanneer het is opgesteld, wanneer de transactie plaatsvond, waarop het betrekking heeft, het bedrag en de tegenpartij. Voor een factuur gelden bovendien eisen uit de btw-regelgeving, zoals:

• Factuurnummer
• Datum
• Btw-identificatienummer van de verkoper
• Welk deel van het bedrag btw is
• Naam en adres van de verkoper
• Naam en adres van de koper (niet altijd verplicht, maar het kan voorkomen)