Factuur
Efficiëntere facturatie: In dit deel van de gids bespreken we hoe je de facturatie efficiënter kunt maken, onder andere met geautomatiseerde systemen en software. Je leert waarom het belangrijk is om je facturen op orde te houden en hoe technische oplossingen de factuurverwerking sneller en nauwkeuriger kunnen maken – wat tijd bespaart en zorgt voor tevredener klanten.
Het woord factuur komt van het Latijnse factura, wat ‘vervaardiging’ of ‘uitvoering’ betekent. Een factuur is een vakterm voor een specificatie die aan een klant wordt uitgereikt bij de levering van goederen of diensten, met gegevens over aantal, prijzen, hoeveelheid, kwaliteit, leverings- en betalingsvoorwaarden. Vaak wordt ook een betaalgegeven meegestuurd, zoals het rekeningnummer (IBAN) en een betalingskenmerk.
Kortom, een factuur is een document met gegevens over een verkoop. In de volksmond wordt deze ook wel een rekening genoemd.
Wanneer moet je een factuur opstellen?
Als bedrijf moet je in de regel een factuur uitreiken wanneer je verkoopt aan een andere ondernemer. Verkoop je aan particulieren in een winkel en gebruik je een kassasysteem, dan wordt de factuur meestal vervangen door de kassabon. De kassabon moet niettemin bepaalde basisgegevens over de aankoop bevatten.
Welke eisen gelden er voor een factuur?
De Wet op de omzetbelasting stelt een aantal eisen aan de inhoud van een volledige factuur. Een volledige factuur moet onder meer het volgende bevatten:
- de datum van uitreiking (factuurdatum)
- een opeenvolgend factuurnummer, gebaseerd op een of meer reeksen, dat de factuur identificeert
- het btw-identificatienummer van de verkoper
- naam en adres van de verkoper
- naam en adres van de koper
- de hoeveelheid en aard van de geleverde goederen of de omvang en aard van de verrichte diensten
- de datum waarop de goederen zijn geleverd of de diensten zijn verricht, als die afwijkt van de factuurdatum
- de maatstaf van heffing, de prijs per eenheid exclusief btw, en eventuele prijsverminderingen, bonussen en kortingen, als die niet in de eenheidsprijs zijn inbegrepen
- het toegepaste btw-tarief
- het te betalen btw-bedrag
Welke eisen gelden er voor de vormgeving van de factuur?
Er zijn geen eisen aan hoe een factuur eruit moet zien. Je mag deze naar eigen inzicht vormgeven – kleuren, lettertype en de plaatsing van de gegevens bepaal je zelf, zolang de inhoud voldoet aan de wettelijke eisen.
