Boekhoudplicht
Belangrijke onderdelen van de boekhoudplicht: De Nederlandse boekhoudplicht (art. 2:10 BW) omvat verschillende centrale onderdelen, waaronder de eis om alle bewijsstukken te bewaren, de bewaartermijn voor administratieve gegevens en de richtlijnen voor goed koopmansgebruik. Inzicht hierin is essentieel om ervoor te zorgen dat de bedrijfstransacties van een onderneming worden geboekt en verantwoord zoals de wet vereist.
De administratieplicht, vastgelegd in artikel 2:10 van het Burgerlijk Wetboek en in de Algemene wet inzake rijksbelastingen, bepaalt hoe bedrijven en andere administratieplichtigen hun boekhouding moeten voeren. De wet vereist dat wie administratieplichtig is, doorlopend alle bedrijfsgebeurtenissen boekt, zodat het mogelijk is om:
de financiële gebeurtenissen van de onderneming achteraf te volgen, te controleren en te documenteren.
Administratieplichtig zijn onder meer:
- Bv’s, vof’s en coöperaties
- Natuurlijke personen die een onderneming drijven (eenmanszaak)
- Buitenlandse bedrijven met een filiaal in Nederland
- Verenigingen en stichtingen onder bepaalde voorwaarden
De volgende zijn echter niet administratieplichtig:
- De overheid, gemeenten en provincies, die eigen verslaggevingsregels hebben
- Verenigingen met geringe bezittingen die geen onderneming drijven
Algemene eisen aan de administratie
De wet vereist dat de administratie 7 jaar wordt bewaard na afloop van het kalenderjaar waarin het boekjaar is geëindigd. Materiaal van een boekjaar dat eindigt op 31 december 2020 moet dus worden bewaard tot en met eind 2027.
De wet kent ook het begrip verantwoorde bedrijfsvoering, zoals vastgelegd in artikel 2:10 BW:
- Burgerlijk Wetboek, artikel 2:10: De administratieplichtige moet de administratie op zodanige wijze voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de onderneming kunnen worden gekend.
Een verantwoorde bedrijfsvoering houdt onder meer in dat bedrijfsgebeurtenissen doorlopend en tijdig worden geboekt. Elke bedrijfsgebeurtenis moet met een bewijsstuk zijn onderbouwd, en de bewijsstukken moeten veilig worden gearchiveerd. Daarom kan het een goed idee zijn om een boekhouder in te schakelen.
De gevolgen van het niet naleven van de administratieplicht
Wie zijn administratieplicht veronachtzaamt, kan strafrechtelijk worden vervolgd, bijvoorbeeld wegens valsheid in geschrifte, wat kan leiden tot een boete of gevangenisstraf. Tekortkomingen in de administratie kunnen ook fiscale gevolgen hebben, zoals een ambtshalve aanslag en een boete van de Belastingdienst.
Eenmanszaak
Bij een eenmanszaak is de ondernemer zelf verantwoordelijk voor het voeren van de administratie, ook als het werk is uitbesteed aan een boekhouder. Worden de regels niet gevolgd, dan kan dat leiden tot strafrechtelijke gevolgen.
Bv’s en verenigingen
Bij een bv zijn het bestuur en de directeur verantwoordelijk voor het wettelijk correct voeren van de administratie van de onderneming, zoals volgt uit BW boek 2. Bij ernstige tekortkomingen kunnen de bestuurders strafrechtelijk aansprakelijk worden gesteld als zij opzettelijk of nalatig hebben gehandeld.
